О том, почему бизнес не приносит ожидаемой прибыли, однажды задумывается каждый предприниматель. Найти ответ непросто, но возможно. Направив свои усилия на построение и структурирование бизнес-процессов организации, можно найти новые возможности для роста компании. В этой статье мы поговорим о полезных сервисах, а также об организации бизнес-процессов, которые затрагивают каждый раздел работы компании, начиная с ответа вашего менеджера на телефонный звонок, до того, как команда справляется с планированием и реализацией стратегии.
Значение автоматизации бизнес-процессов
В динамичном мире бизнеса скорость и эффективность становятся одними из главных конкурентных преимуществ бизнеса. Даже если команда работает слаженно и поток клиентов стабилен, в какой-то момент бизнес может столкнуться с кризисом управления. И для этого каждой компании нужно стремиться к систематизации и автоматизации процессов.
Систематизация — это процесс создания стандартных операционных процедур или правил, разработанных специально под бизнес, чтобы обеспечить бесперебойную деятельность, упорядоченность и производительность.
Автоматизация — установка и использование современных технологий и программного обеспечения для улучшения эффективности работы сотрудников и повышения качества услуг организации.
Разберём автоматизацию на примере онлайн-магазина.
Посетитель сайта зашел на сайт компании в поисках товара, собрал корзину и оформил заказ. Менеджер организации в течение рабочего дня обновляет и следит за электронной почтой в ожидании заявок. Бывает, что сайт работает медленно, а значит теряет потенциальных покупателей и прибыль. В случае, если заявка клиента не затерялась в потоке спама, сотрудник незамедлительно связывается с покупателем и переводит процесс на следующий этап. Но не всегда коммуникация менеджера с клиентом успешна. Никто не застрахован от человеческого фактора и ошибок.
Когда у компании автоматизированы процессы, например, установлена CRM-система, программа самостоятельно уведомляет менеджера о заявке с подробными данными. Что значительно сокращает время и снижает риск ошибок.
Преимущества использования сервисов для бизнеса
1. Увеличение эффективности. Автоматизация бизнес-процессов компании спасает от рутинных и трудоемких задач, чтобы освободить время сотрудников для более важных дел. Например, можно автоматизировать обработку заказов. Технологии помогают управлять сделками нажатием одной кнопки, например, как в EnvyCRM, что сокращает временные затраты и снижает риск ошибки. Такой подход в итоге приводит к росту общей производительности всей компании.
2. Снижение затрат. Компании, внедряющие автоматизацию, могут уменьшить операционные затраты за счёт сокращения расходов на труд и оптимизации ресурсов. Например, можно поручить администрирование сервера хостеру AdminVPS и получить панель управления сервером бесплатно. Посчитать пользу от автоматизации для своего бизнеса вы можете с помощью формулы ROI (от англ. return on investment), финансового коэффициента, иллюстрирующего уровень доходности или убыточности инвестиции. Внедрение готовых решений позволяет бизнесу управлять своими финансами более эффективно, при этом оставаясь конкурентоспособным.
3. Повышение качества работы. Автоматизированные процессы способствуют более высокому качеству услуг и продуктов. Вспомогательные системы работают точнее по заданным алгоритмам, что существенно снижает человеческий фактор и обеспечивает стандартное качество исполнения. Также программы автоматизации помогают в работе с данными клиентов (например, для сбора и обработки), в продажах и внутренней коммуникации, что сильно экономит время и ресурсы компании. Этот анализ позволяет принимать грамотные решения и разрабатывать стратегии, опираясь на качественные данные. Постоянная работа над информацией также помогает оптимизировать будущие процессы и предсказывать тренды для лидирования компании на рынке. Например, «Яндекс Метрика» поможет анализировать трафик сайта.
4. Скорость реагирования на изменения. Современные рынки меняются очень быстро, и компании должны быть гибкими и готовыми адаптироваться к новым условиям. Автоматизация позволяет быстрее перенастраивать бизнес-процессы и внедрять новые программы, что значительно ускоряет время реагирования на изменения в рыночной среде. Подспорьем для этого станет таск-менеджер.
5. Качество данных. Использование специальных программ помогает собирать и обрабатывать данные о клиентах, продажах и внутренних процессах, что сильно экономит время и ресурсы компании. Качественный анализ позволяет принимать грамотные решения и разрабатывать стратегии, опираясь на фактические данные. Постоянный сбор информации также помогает оптимизировать будущие процессы и предсказывать тренды. Так делают компании, лидирующие на рынке.
6. Повышение лояльности клиентов. Современные потребители ожидают быстрого и качественного обслуживания, в идеале — с персонализированным подходом. Автоматизация процессов с помощью чат-ботов для поддержки клиентов (виджетов на сайте), которые могут ответить на вопросы или произвести подсчёт стоимости, уведомлений о статусах заказа с помощью email-рассылок или SMS, а также интеграция CRM-систем — всё это помогает улучшить пользовательский опыт и повысить уровень удовлетворённости клиентов.
7. Конкуренция и выживаемость на рынке. Те компании, которые не внедряют автоматизацию, рискуют отстать от конкурентов, которые уже сделали этот шаг. Автоматизация становится неотъемлемой частью стратегии успешных компаний, позволяя им быстрее реагировать на изменения, повышая производительность и качество обслуживания.
Ошибки при автоматизации бизнеса
Прежде чем мы перейдем к конкретным действиям, предлагаем разобрать основные ошибки, которые совершают компании, автоматизируя бизнес-процессы.
- Автоматизация, чтобы соответствовать трендам. Каждая компания хочет быть самой передовой, технологичной — быть лидером на рынке. В погоне за трендом важно не забывать о том, ради чего вы это делаете. Для глобальных изменений в компании нужно определять цель, как и в каких сферах она принесет улучшения. Иначе улучшения, не понятные коллективу, лишь создадут лишние трудности.
- Автоматизация сама по себе. Пусть процесс автоматизации кажется довольно точным, он всё равно требует наблюдения и проверки. В каждом подразделении, где будут происходить изменения, должен быть ответственный сотрудник, который сможет анализировать и оценивать эффективность внедрения. Это позволит компании вовремя корректировать недочёты и менять вектор стратегии.
- Выбор неподходящей программы. Данный пункт неразрывно связан с первым, в котором мы говорили про значимость постановки целей. Таким образом, не разобравшись, в чём необходимы изменения, компания может либо пойти простым путем, выбрать бесплатную программу или отдать выбор менее дорогой. Либо неправильно рассчитать бюджет и, столкнувшись с несоответствием программы для бизнеса, слить бюджет.
Этапы автоматизации бизнес-процессов
Шаг 1. Определение цели
Определение целей помогает ясно сформулировать, чего именно вы хотите достичь с помощью автоматизации. Для этого необходимо провести глубокое изучение бизнес-процессов. Это позволяет сосредоточиться на конкретных задачах, таких как улучшение эффективности, снижение затрат или повышение качества обслуживания. Автоматизация сама по себе не может являться целью. Она может заключаться, например, в увеличении объёмов производства или росте продаж определённого продукта на заданном участке воронки. Ясные цели позволяют установить KPI (ключевые показатели эффективности), которые понадобятся вам в дальнейшем проводить оценку эффективности работы.
Шаг 2. Выбор между оптимизацией и автоматизацией
Когда вы определитесь с целью, станет ясно, какой процесс можно улучшить. Например, вы заметили, что в процессе продаж менеджер совершает много лишних действий, которые можно устранить и при этом не навредить процессу. Если это сделать, бизнес-процесс станет быстрее и дешевле. А если вы считаете, что необходимые процессы уже оптимизированы, тогда можно переходить к выбору сервиса для автоматизации.
Шаг 3. Выбор ПО
Изучите предложения на рынке в соответствии с целями автоматизации и участком работы, который нужно улучшить. Изучите особенности и преимущество функций ПО, прочтите отзывы и протестируйте сервис в работе в тестовом режиме, если таковой имеется. Это позволит оценить, насколько программа соответствует задачам вашего бизнеса и стоит ли она своих денег.
Сейчас существует множество готовых решений, чтобы компаниям не пришлось тратить время и бюджет на разработку собственных программ аналитики, контроля или продвижения. Мы собрали для вас лучшие сервисы, с которыми вы сможете быстро и качественно оптимизировать работу по разным направлениям.
Полезные программы и сервисы для оптимизации бизнеса
1C
- Для финансов — «1С».
Это полнофункциональная программа для ведения управленческого финансового учёта. «1С» обеспечивает широкий спектр возможностей для управления: бухгалтерский и налоговый учёт, бюджетирование, финансовый анализ и планирование. С её помощью компании могут эффективно вести учёт и контролировать финансовые потоки.
Она автоматизирует множество рутинных операций, таких как расчет зарплаты, учёт затрат, проведение бухгалтерских проводок и генерацию отчетности. Предлагает мощные инструменты для формирования отчётов и аналитики. Гибкая в настройке под специфические потребности бизнеса. Можно адаптировать конфигурации и добавлять нужные модули, что позволяет учесть уникальные особенности финансовых процессов компании.
Программа хорошо интегрируется с другими программными продуктами и платформами, что позволяет создавать комплексные решения для управления всей деятельностью компании, включая CRM, ERP и так далее.
Есть тестовый период на 30 дней при получении кода-приглашения. Полный прайс-лист можно найти на официальном сайте разработчика.
EnvyCRM
- Для управления бизнесом — EnvyCRM.
Это система управления отношениями с клиентами, которая оптимизирует рабочий процесс и помогает контролировать работу менеджеров с помощью понятных инструментов.
CRM-система является ключевым сервисом на пути оптимизации бизнеса. Она способствует устранению рутинных дел со стандартизацией качества, становится единым источником информации для компании и помогает улучшить взаимодействие с пользователями. Например, EnvyCRM эффективно справляется с автоматизацией всех этапов взаимодействия с клиентами: от первичного контакта до завершения сделки. Автоматизирует множество управленческих задач, включая управление сделками, проектами, документооборотом. Система предоставляет мощные инструменты для анализа данных и формирования отчётов. Все эти действия не требуют глубоких знаний или способностей к обучению, все регулируется готовыми кнопками быстрых ответов внутри сервиса.
Также EnvyCRM даёт возможность вести всю коммуникацию в одном окне: звонить прямо из системы, вести переписку с клиентами в популярных мессенджерах и управлять всем взаимодействием с клиентами.
EnvyCRM подходит малому и крупному бизнесу. По мере роста бизнеса CRM от Envybox улучшается вместе с компанией, что позволяет избежать необходимости в переходе на другую систему в будущем. Сервис заботы о пользователях и техническая поддержка всегда открыты к обратной связи и предложениям по доработкам. Также преимущество EnvyCRM предлагает простой и хорошо документированный API, что позволяет расширять ваш бизнес и интегрировать его с более чем 65 системами. Обширный функционал, затрагивающий все сферы бизнеса, позволяет руководству работать с актуальной и прозрачной информацией о бизнес-процессах, чтобы строить эффективные стратегии и вовремя их корректировать.
У сервиса есть бесплатный тестовый период на 8 дней, благодаря которому можно оценить его преимущества без ограничений.
Yandex Tracker
- Для управления проектами — Yandex Tracker.
Yandex Tracker — удобный таск-менеджер для командной работы. Изначально «Яндекс» делал трекер для собственного использования, но потом сервис стал общедоступным. Функционал этого сервиса сосредоточен вокруг его основной функции. Здесь есть всё необходимое для работы, но нет продвинутого функционала. Минус трекера «Яндекса» — отсутствие собственного мессенджера. Зато можно наверняка сказать, что не придётся судорожно искать замену сервису и переносить проекты на другую платформу, ведь отечественный трекер не уйдёт из России.
На платформе есть собственная база знаний, в которой можно найти информацию о работе с системой. Есть полный контроль уровня доступа к задачам для отдельных пользователей и групп, что позволяет чётко распределить роли. Также есть многочисленные сводки, отчёты, статистические данные для анализа работы каждого сотрудника.
Стоимость таск-менеджера можно узнать по ссылке.
Яндекс Метрика
- Для веб-аналитики — «Яндекс Метрика».
Это инструмент веб-аналитики с наглядными отчётами, записями действий посетителей, отслеживанием источников трафика и оценкой эффективности рекламы. «Яндекс Метрика» предоставляет исчерпывающую информацию о поведении пользователей на сайте, включая количество посещений, время на сайте, источники трафика и многие другие метрики, что позволяет лучше понимать потребности аудитории. Предлагает возможность сегментировать пользователей по различным критериям для более точного анализа поведения аудиторий и адаптации маркетинговой стратегии.
Имеет уникальные функции в виде тепловых карт, которые показывают, как пользователи взаимодействуют с элементами страницы: где больше кликают, прокручивают и проводят время. А также функцию вебвизора для просмотра сессий пользователей в записи, чтобы отследить путь по сайту. Система позволяет устанавливать и отслеживать конверсии и цели для проведения оценки эффективность маркетинговых кампаний и результатов бизнеса.
«Яндекс Метрика» легко интегрируется с другими сервисами «Яндекса» и сторонними инструментами, что позволяет комплексно подходить к анализу и управлению бизнесом. Сервис предоставляет полный доступ к своим функциям бесплатно для компаний любых размеров, включая малый и средний бизнес.
SMMplanner
- Для ведения соцсетей — SMMplanner.
Представляет собой сервис отложенного постинга в социальные сети и мессенджеры, создания и анализа контента, в том числе с помощью AI-ассистента.
SMMplanner позволяет заранее планировать и раскладывать посты, что упрощает создание контент-календаря, предоставляет возможность визуального редактирования и создания постов. Система помогает организовывать командную работу, где несколько пользователей могут управлять одним аккаунтом, оставлять комментарии и обсуждать идеи. SMMplanner упрощает взаимодействие, особенно если компания располагает несколькими аккаунтами. Эта программа полностью автоматизирует процесс постинга в разных социальных сетях, что экономит время и помогает поддерживать регулярность медиаприсутствия.
Интегрируется с популярными площадками, такими как «ВКонтакте», «Одноклассники», TenChat, Viber, Pinterest, и другими.
AdminVPS
- Для хостинга веб-проектов — AdminVPS.
Качественный и недорогой хостинг или аренда виртуального сервера (VPS/VDS) с возможностью поручить администрирование сервиса технической службе провайдера — подспорье для бизнеса. Например, у хостера AdminVPS в стоимость аренды виртуального сервера с услугой «Всё включено» входит не только мощный виртуальный сервер с быстрыми NVMe дисками, но и регулярные бекапы, панель управления ispmanager Lite, защита от DDoS-атак на уровне L2-L4, SSL-сертификат Let’s Encrypt и снапшот. По системе «Всё включено» администраторы хостера возьмут всё управление виртуальным сервером на себя:
- бесплатно перенесут сайты, настроят серверы под веб-проект клиента,
- установят или переустановят операционную систему,
- установят, настроят и позаботятся об обновлении ПО на сервере,
- перенесут и восстановят информацию из бекапов.
Вам останется лишь наслаждаться бесперебойной работой сайта или корпоративного веб-сервиса.
Шаг 4. Внедрить подходящее ПО
Определившись с подходящим решением для вашего бизнеса, приступайте к его внедрению. Почти все программы предлагают бесплатный доступ для тестирования сервисов перед покупкой. Как правило, современные программы не требуют специального обучения. Интуитивно понятный интерфейс позволяет сотрудникам разобраться в программе собственными силами за короткие сроки. Специализированное программное обеспечение поможет вашему бизнесу снизить затраты на рабочую силу и повысить эффективность. А регулярный мониторинг выполнения задач и корректировка процессов помогут своевременно выявить и устранить возможные проблемы.
После внедрения автоматизированных процессов в компанию наблюдаются явные улучшения, например:
- повышение производительности труда (благодаря устранению рутины);
- увеличение прибыли компании (благодаря снижению издержек);
- создание прозрачности бизнеса и улучшение внутреннего климата;
- рост конверсии от качественной работы с каждым лидом.
Автоматизация — это очень удобно, но и она требует управления. Чтобы получать пользу от внедрения новой программы или сервиса, уделяйте время оценке результатов. Регулярно пересматривайте и обновляйте процессы и настройки ПО, чтобы обеспечить их максимальную эффективность. Сравнивайте результаты работы с установленными KPI, чтобы понять, насколько улучшилась эффективность процессов. Общайтесь и интересуйтесь мнением сотрудников, чтобы выявить проблемные зоны или аспекты, требующие доработки. Таким образом, автоматизация бизнес-процессов всё равно требует детального анализа, планирования и адаптации со стороны руководства, чтобы давать значимый результат от внедрения.
Заключение
Автоматизация процессов — это не просто тренд, а стратегическая необходимость для любого современного бизнеса. Она помогает улучшить эффективность, снизить затраты, повысить качество услуг и уровень обслуживания клиентов. Компании, что до сих пор применяют ручное управление процессами, остаются позади в конкурентной гонке. Если вы оптимизируете процессы и правильно организуете работу, доход начнёт расти. Для устойчивого роста и повышения прибыльности рассматривайте автоматизацию бизнес-процессов как непрерывный процесс. Для успешного ведения бизнеса в будущем необходимо активно внедрять автоматизацию и использовать её преимущества для достижения успеха. Таковы реалии. И вы можете начать улучшать бизнес уже сегодня, внедрив программы и сервисы из нашей подборки.
Читайте в блоге: